Compliance-Regeln zur Minderung des Risikos der Scheinselbstständigkeit
Herausforderung der Scheinselbstständigkeit
(TL). Für Unternehmen, die Freiberufler beschäftigen, ist das Risiko der Scheinselbstständigkeit eines der bedeutendsten Probleme. Häufig vermischen Firmen jedoch unzulässigerweise die Themen Scheinselbständigkeit, Rentenversicherungspflicht und Arbeitnehmerüberlassung.
Minimierung des Risikos in der Zusammenarbeit
Sowohl Arbeitgeber als auch Freelancer stehen vor der Herausforderung, eine Zusammenarbeit so zu gestalten, dass sie ein möglichst geringes Risiko birgt. Die Angst vor falschen Entscheidungen ist groß: Auftragsverhältnisse könnten unnötig beendet, ineffektive Vorkehrungen getroffen oder kontraproduktive Maßnahmen umgesetzt werden. Ein internes Compliance-System kann hier Abhilfe schaffen, indem es Risiken erfasst, bewertet, dokumentiert und geeignete Maßnahmen konsequent umsetzt.
Grundlagen eines effektiven Compliance-Systems
Ein solides Compliance-System berücksichtigt die Risiken der Scheinselbstständigkeit, der Rentenversicherungspflicht und der unerlaubten Arbeitnehmerüberlassung. Ziel ist es, Unternehmen und ihre Führungskräfte vor behördlichen Überprüfungen zu schützen und Nachzahlungen sowie strafrechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Analyse der Zusammenarbeit mit Selbstständigen
Zu Beginn der Entwicklung eines Compliance-Systems steht eine detaillierte Analyse. Innerhalb der Verjährungsfrist von vier Jahren müssen alle relevanten Aufträge und Tätigkeiten von Selbständigen dokumentiert werden. Wichtige Parameter sind dabei der Ort der Leistungserbringung, die Rechtsform des Selbständigen und die Art der Beauftragung – ob direkt oder über ein anderes Unternehmen.
Juristische Grundlagen der Kooperation
Die rechtlichen Grundlagen der Zusammenarbeit müssen klar definiert sein. Statt komplexer Rahmenverträge sind Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) und spezifische Bestellungen oder Angebote zu bevorzugen. Diese reduzieren den Verwaltungsaufwand und sind weniger anfällig für Missverständnisse.
Einführung eines Scoring-Systems
Ein Scoring-System ermöglicht auch nicht-juristischen Mitarbeitern eine erste Risikoabschätzung bei der Beauftragung von Selbständigen. Es dient als wertvolles Werkzeug zur Risikoanalyse und sollte vor jeder neuen Zusammenarbeit sowie regelmäßig während bestehender Projekte eingesetzt werden.
Klare Leitlinien für die Tätigkeit von Selbstständigen
Leitlinien für die Tätigkeit von Selbständigen dürfen nicht nur aus allgemeinen Checklisten bestehen. Es ist entscheidend, spezifische Kriterien zu gewichten und sauber zu formulieren, um eine realistische Einschätzung der Selbstständigkeit zu gewährleisten und falsche Sicherheit zu vermeiden.
Umsetzung und Pflege des Compliance-Systems
Die Einführung eines Compliance-Systems allein reicht nicht aus. Es muss auch im täglichen Betrieb gelebt werden. Schulungen und Workshops können dabei helfen, alle beteiligten Mitarbeiter für die Bedeutung und Anwendung des Systems zu sensibilisieren. Eine sorgfältige Dokumentation ist unerlässlich, um im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen abgesichert zu sein und auch langfristige Verjährungsfristen zu berücksichtigen.
Fazit
Ein durchdachtes Compliance-System ist entscheidend, um das Risiko der Scheinselbstständigkeit zu minimieren. Durch klare Analyse, juristisch fundierte Grundlagen und regelmäßige Überprüfung können Unternehmen ihre Zusammenarbeit mit Selbständigen sicher und rechtskonform gestalten.
